Tutte le determine (digitali) devono, anche, essere conservate a norma.
Il programma URBI Smart prevede che la determina (finita) vada automaticamente sull'albo pretorio dell'Ente, sulla sezione Trasparenza del sito e in conservazione a norma sul sito del conservatore.
Nella Conservazione a norma tutti i documenti devono essere firmati digitalmente con estensione P7M.
Le determine (tutte) sono firmate digitalmente dal responsabile del servizio e quindi sono pronte per essere conservate.
Le determine di liquidazione (tutte) devono avere come allegato la fattura elettronica che essendo firmata digitalmente dal fornitore è pronta per essere conservata.
Le determine di impegno (fino 1.000 euro oppure tra 1.000 e 40.000 fuori MEPA) devono avere come allegato il/i preventivo/i firmato/i digitalmente dal fornitore e quindi si deve chiedere a tutti i fornitori di inviare al comune il preventivo firmato digitalmente, meglio se via PEC.
Le determine di impegno tra 1.000 e 40.000 tramite MEPA devono avere come allegato la bozza d'ordine diretto firmato digitalmente dall'autore dell'ordine, quindi una volta creata la bozza d'ordine sul MEPA, questa deve essere scaricata, firmata dall'autore dell'ordine e allegata.
Riassumendo
1. determina senza impegno : sono pronte per la conservazione
2. determina di liquidazione : allegare fattura/e elettronica/e firmata/e
3. determine di impegno fino 1.000 euro oppure tra 1.000 e 40.000 fuori MEPA: allegare preventivo/i firmato/i dal/dai fornitore/i
4. determine di impegno tra 1.000 e 40.000 tramite MEPA: allegare bozza d'ordine MEPA firmato
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